Proje Yönetimi Ve MS Project İle Proje Yönetme Tekniği

İş yaşantımızda sıklıkla duyduğumuz Proje, benzersiz bir ürün veya hizmet oluşturmak için yürütülen geçici bir girişimdir.

Bir çalışmanın proje olması için başlangıç ve bitiş zamanları olması lazım, aksi takdirde çalışma proje olarak değil, operasyon olarak değerlendirilmelidir.

Operasyon ve proje kavramının ortak özellikleri şunlardır:

*İnsanlar tarafından uygulanırlar.

*Sonlu kaynaklarla yapılırlar.

*Süreç veya alt süreçlerle tanımlanabilirler.

*Planlanır, yürütülür ve kontrol edilirler.
Bunun gibi pek çok ortak özellikleri dolayısıyla birbirleri ile çakışan bu iki kavram arasındaki en önemli fark şudur: Operasyonların “süre giden” ve “tekrarlanan”, projelerin ise “geçici” ve “özgün” olmasıdır.

Bizim üzerinde duracağımız konu projeler olduğuna göre buradaki “geçici” ve “özgün” kavramlarını biraz daha açalım. Projelerin geçici olması demek her projenin süreli olduğunu belirtir. Yani her projenin belirlenmiş bir başlangıç ve bitiş noktası vardır. Başlangıç tarihi belirsiz veya sonsuza kadar sürecek çalışmalar proje değildir. Projelerin özgün olması ise her projenin kendine has bir amaç ve hedefinin olmasıdır. Her proje ile daha önce yapılmamış veya farklı hedefi olan faaliyetler yapılır. Her proje özgün bir ürün veya hizmet üretmek için gerçekleştirilir.

“Proje, ne yapacaksın, ne zaman yapacaksın, neyle yapacaksın sorularının cevabıdır.”

Her projede zaman, maliyet ve kapsam çok önemlidir. Bunlar aynı zamanda proje kısıtları olarak da adlandırılır. Kapsam olarak hedeflediği amaca zamanında ve hesaplanan maliyet sınırları içinde ulaşabilen projeler başarılıdır. Moda tabirle söyleyecek olursak “attığımız taş ürküttüğümüz kurbağaya değmeli”. Yani verilen emek, yapılan faaliyetler boşa gitmemeli, amacına ulaşmalı. Hedefe ulaşmak için yapılacak işler için kullanılacak kaynak, işin sonucunda elde edeceğin faydadan daha küçük olmalı.

MS Project Nedir?

Proje yöneticilerine plan oluşturma, kaynakların görevlere atanması, aşama takibi, bütçe yönetimi ve iş yükü analizi gibi konularda yardımcı olması amacıyla tasarlanmış bir proje yönetimi yazılımıdır.

Proje ekibe değil ekip projeye uyacak (Jesse James)

1.       Projelerin Metodolojik mantıkla ele alınması  ve MS Project üzerinde uygulanması :
   1.      Başlat – Start- Projeni Tanımla ve Proje Konsepti Oluştur (Avant Project- Ön Proje)
   2.      Planla – Planning
      1. İş Kırılımını Çıkart (WBS-Work Breakdown Structure)
      2. İşleri Grupla (Moduls)ve Aşamalandır (Grouping And Phasing)
         –  Büyük Projelerde Modüler Proje Modeli Uygula (Gruplama aşamasında)
         –  Her modüle sorumlu ata (Kaynak atamalarında)
         – Aynı anda başlayabilecek modülleri başlat (Yürütme aşamasında)
         – Modül entegrasyonunu kur (İlişkilendirme aşamasında)
         – Modüller bittikçe testlerini yap (kontrol aşamsında)
         – Genel Modül entegrasyonu ile genel alfa beta testlerini yap (Kontrol)
         – Reel Verilerle Total Simülasyon yap ( Kontrol)
         – Teslim Et (Kapanış)
      3. İş Sürelerini Gir (Durations)
      4. İşleri İlişkilendir (Linking)
      5. Kaynakları Ata (Kişi, malzeme – Hangi işi kim yapacak hangi malzeme kullanılacak, Kaynak Planlamasını Yap-Resource Planning)
      6. Maliyetleri Çıkar
      7. Kritik İşleri Çıkar (Geciktiğinde Projeyi geciktirecek tüm bağlaşık işler, Ms Project Criticals ve Raporlar)
      8. Risk Analizi ve Risk Planı Yap
      9. Draft Projeyi Oluştur
      10. Optimize Et ( takvim ve maliyet olarak)
      11. Kesin İş Planı, Takvim, Maliyet ve Bütçeyi Çıkar
      12. Onayı Al
      13. Temel Referans Planı  Oluştur ve Planı Kilitle– TRP (Base Lining – Baz Hattı)
      14. TRP yi Proje Ekibine Dağıt ve herkesin işini iyi bilmesini sağla
      15. Onaylanmış Değişiklik Taleplerini TRP yi baz alarak yap ve projeyi revize etmeyi unutma, değişikliklerin projeye etkilerini ve varsa yeni işleri ekibine bildir (Change Requests, New Work Orders)
   3.       Yürüt – Executing
      1. MS Project Üzerinde her gün veya her hafta proje gerçekleşmelerini % olarak gir
      2. Yatay ve Dikey iletişim içinde ol
      3. Kritik işlere Özel olarak Odaklan ve Scope dan sapma
      4. Ekibini yönlendir
      5. TRP ye uygun gitmeyen kritik işleri mutlaka zamanında hallet
      6. Hak Edişleri Hesapla (MS  Project , EVM – Earning Value Management)
      7. Takvim (SPI)  ve Maliyet  (CPI) Verimlerini  Ölç, Hak Edişleri Hesapla (MS Project Üzerinde  EVM- Earning Value Management, CPI – Cost  Performance Index, SPI  – Schedule Performance Index)
      8. Nakit Akışını Kontrol Et (Cash Flow)
   4.      Kontrol Et – Controlling
      1. Kalite ve Uygunluk Kontrollerini Aşamalara göre proje yürürken yap
      2. Proje Sonuna doğru Alfa ve Beta Testlerini yap Reel Life Simulasyonlarını gerçekleştir
   5.       Kapat ve Teslim Et  – Closing

Derleyen: Onur Serkan KAYA

Kaynaklar: Project Management // Wikipedia